Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ.

Пунктом 44.3 ст. 44 ПКУ визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

При ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Згідно з абзацом першим п. 44.5 ст. 44 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України від 13 березня 2012 року № 4495-VI зі змінами та доповненнями або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (абзац другий п. 44.5 ст. 44 ПКУ).

При наданні платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим п. 44.5 ст. 44 ПКУ, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених п. 44.5 ст. 44 ПКУ строків, але на строк не більше ніж 120 днів (абзац третій п. 44.5 ст. 44 ПКУ).

При не відновленні документів, зазначених у п. п. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому п. 44.5 ст. 44 ПКУ, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи (абзац четвертий п. 44.5 ст. 44 ПКУ).

Відповідно до п. 44.6 ст. 44 ПКУ у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в абзаці другому п. 44.7 ст. 44 ПКУ платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності.

Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки (у випадках, передбачених абзацами другим і четвертим п. 44.7 ст. 44 ПКУ), такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.

Протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта перевірки, платник податків має право подати контролюючому органу, що проводив перевірку, заперечення та/або додаткові документи, які підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності (абзац другий п. 44.7 ст. 44 ПКУ).